Chatbot de WhatsApp para contadores y estudios

Un estudio contable pierde horas por semana en tres preguntas: cuánto cobras, qué documentación hay que mandar y cuándo vence tal impuesto. Las hacen los clientes de siempre y también los que todavía no lo son, y llegan por WhatsApp mientras tú estás cerrando un balance.

Un chatbot de WhatsApp contesta eso al instante, con tus honorarios y tu calendario, capta al que consulta por primera vez y te devuelve las horas facturables. Aquí ves qué tareas cubre, qué cargarle, cómo conectas tu número con un QR y cuánto cuesta.

Qué hace el bot en un estudio contable

1. Responde honorarios y qué incluye cada servicio

Es la primera pregunta de todo cliente nuevo y la que más consultas hace desaparecer cuando nadie contesta el mismo día.

Consultante: Cuánto cobran por llevar un monotributo?
Bot: El monotributo va desde $35.000 al mes e incluye la categorización, las recategorizaciones semestrales y la facturación. Sociedades y responsables inscriptos se cotizan según movimiento. ¿Quieres que te agende una llamada de 15 minutos con el estudio?

2. Recuerda vencimientos y explica el calendario

Cliente: Cuándo vence IVA este mes?
Bot: El IVA de este período vence según terminación de CUIT, entre el 18 y el 22. Para presentarlo a tiempo necesitamos tus comprobantes antes del día 12.

3. Pide y organiza la documentación

La mitad de las demoras de un estudio son documentos que llegan tarde o incompletos. El bot los pide con una lista clara, recibe los archivos por el mismo chat y te avisa cuando el cliente entregó todo.

Bot: Para cerrar el mes necesito extracto bancario, facturas de compra, facturas de venta y los tickets de gastos. Puedes enviármelos por aquí, en PDF o foto.

4. Explica trámites y requisitos

Alta de monotributo, inscripción de una sociedad, cambio de categoría, libre deuda, certificación de ingresos. El bot cuenta el paso a paso, qué papeles se necesitan y cuánto demora, con tu criterio y no con lo que dice un foro.

5. Capta y califica clientes nuevos

El bot pregunta tipo de contribuyente, actividad, facturación aproximada y si ya tiene contador, y te entrega la consulta lista para que decidas si la tomas.

Qué contenido cargar

• Servicios y honorarios por tipo de contribuyente, con lo que incluye cada uno.
• Calendario de vencimientos y las fechas límite en que necesitas la documentación.
• Checklist de documentación por trámite: alta, cierre mensual, balance, libre deuda.
• Formas de pago y política de facturación del estudio.
• Horarios de atención y cómo se pide una reunión.
• Preguntas frecuentes reales de tus clientes, con tus respuestas de siempre.
• La URL del sitio del estudio, si tienes uno.

Empieza por el checklist de documentación. Es el contenido que más tiempo te devuelve desde el primer día.

Cómo conectarlo por QR, paso a paso

• Crea tu cuenta en ChatbotGen y arma el bot.
• Carga honorarios, vencimientos y checklists.
• Entra a la sección de WhatsApp y aparece el código QR.
• Escanéalo desde el WhatsApp del estudio, en Dispositivos vinculados.
• El bot ya atiende a tus clientes en ese número.

• Conectas tu número de WhatsApp actual en un minuto escaneando un QR, sin verificación de Meta. El número que tus clientes ya tienen agendado empieza a responder hoy.
• Tu número queda vinculado a tu teléfono, igual que WhatsApp Web. Déjalo cargando y con conexión y el bot atiende en la semana de vencimientos, que es cuando más te escriben.
• El bot te cede el turno cuando tú respondes. Apenas contestas desde tu teléfono, se retira de esa conversación y el cliente habla contigo.

El detalle del canal está en chatbot para WhatsApp.

Cuándo conviene que respondas tú

El bot se queda con lo repetitivo y te entrega las conversaciones que requieren tu firma y tu criterio profesional.

• El asesoramiento impositivo lo das tú. El bot informa vencimientos, requisitos y honorarios, y agenda la consulta donde tú aplicas tu criterio al caso.
• Las liquidaciones y presentaciones quedan en el estudio. El bot junta la documentación completa y ordenada para que tú trabajes con todo a mano.
• Las inspecciones y las intimaciones van a ti al instante. El bot las detecta por las palabras del cliente y te avisa enseguida.
• Los honorarios especiales los defines tú. El bot da la lista publicada y te pasa el caso cuando alguien pide una condición distinta.

Escribe esas reglas con tus palabras en el panel. Bien configurado, el estudio se percibe más disponible y tú facturas más horas de las que hoy se van en responder lo mismo.

Qué gana el estudio

La primera ganancia son tus horas. Un estudio chico responde entre cien y trescientos mensajes por semana sobre honorarios, vencimientos y documentación. Cuando eso se contesta solo, recuperas una jornada entera al mes para trabajo facturable.

La segunda es la documentación a tiempo. El bot pide la lista completa unos días antes del vencimiento y recibe los archivos por el mismo chat, así que llegas al cierre con todo junto en lugar de persiguiendo comprobantes.

La tercera es la captación. Muchas consultas de clientes nuevos llegan por la noche o el fin de semana, justo cuando el estudio está cerrado. Responder al instante con tus honorarios y una llamada agendada convierte esa curiosidad en un cliente.

Cuánto cuesta

Creas el bot y lo pruebas con una demo gratis de 30 mensajes, sin tarjeta, cargando tus honorarios y tu checklist reales.

Para conectarlo a WhatsApp usas el plan Starter: US$29 al mes, con 2.000 mensajes mensuales, 3 chatbots y conexión por QR, más una prueba de 7 días con tarjeta. Una hora tuya al mes ya cuesta más que eso.

Preguntas frecuentes

¿Puede recibir los documentos de mis clientes?

Sí. El cliente envía PDF o fotos por el mismo chat y quedan en la conversación, junto con el pedido que hizo el bot. Tú entras y descargas todo junto.

¿Sirve en la semana de vencimientos?

Es cuando más se nota. El bot atiende decenas de consultas a la vez con el calendario cargado, y tú te concentras en presentar.

¿Puedo tener un bot para clientes y otro para consultas nuevas?

Sí. El plan Starter incluye 3 chatbots, así que puedes separar la atención de cartera de la captación, cada uno con su contenido.

¿Cómo maneja la información sensible?

El bot trabaja con el contenido que tú cargas: honorarios, plazos y requisitos. Los datos de cada contribuyente se tratan en tu estudio, como siempre.

¿Cuánto tarda en estar listo?

Con los honorarios y el calendario a mano, media hora. La conexión por QR toma un minuto.

El siguiente paso

Junta tu lista de honorarios, tu calendario de vencimientos y tu checklist de documentación. Crea tu cuenta gratis, cárgalos y prueba con las consultas que te llegaron esta semana. Si responde como tu asistente de confianza, conéctalo al WhatsApp del estudio.