Chatbot de WhatsApp para hoteles: guía práctica 2026

Un hotel recibe preguntas a toda hora y en varios idiomas. Tarifas, si hay disponibilidad para el fin de semana largo, a qué hora es el check in, si el desayuno está incluido, si aceptan mascotas, cómo llegar desde el aeropuerto. La recepción las contesta mientras registra a alguien, y de noche no las contesta nadie.

Un chatbot de WhatsApp cubre ese primer nivel las 24 horas y deja a la recepción las conversaciones que valen la pena. Aquí tienes las tareas concretas, qué cargarle, cómo se conecta con un QR y cuánto cuesta.

Qué hace el bot en un hotel

1. Responde tarifas y qué incluye cada habitación

Huésped: Cuánto sale una doble para el 12 de octubre?
Bot: La habitación doble estándar está en US$95 por noche, con desayuno buffet y wifi incluidos. La superior con vista al mar está en US$130. ¿Para cuántas noches sería?

2. Toma la solicitud de reserva y la pasa a recepción

El bot recoge fechas, cantidad de huéspedes, tipo de habitación y nombre. Recepción confirma con el motor de reservas y cierra en un mensaje.

3. Resuelve el check in, el check out y la llegada

Huésped: Llego a las 7 de la mañana, puedo entrar?
Bot: El check in es a partir de las 15. Si llegas temprano puedes dejar el equipaje en recepción sin costo y usar el desayuno pagando aparte. El early check in depende de la disponibilidad del día, lo confirma recepción por la mañana.

4. Explica servicios, ubicación y traslados

Piscina, gimnasio, estacionamiento, lavandería, si hay traslado desde el aeropuerto y cuánto cuesta, qué hay para hacer cerca. Es el bloque de preguntas más repetido y el más fácil de automatizar.

5. Atiende al huésped que ya está alojado

Huésped: Pueden traer toallas a la 402?
Bot: Aviso a housekeeping ahora mismo para la 402. ¿Necesitas algo más, agua o almohadas extra?

Qué contenido cargar

• Tipos de habitación, capacidad, tarifas por temporada y qué incluye cada una.
• Horarios de check in y check out, y condiciones de early check in y late check out.
• Política de cancelación, de depósito y de niños.
• Política de mascotas, si las aceptas y con qué condiciones.
• Servicios del hotel con horarios: desayuno, piscina, gimnasio, spa, estacionamiento.
• Cómo llegar desde el aeropuerto y desde la terminal, con costos de traslado.
• Recomendaciones de la zona: restaurantes, paseos, distancias reales.
• La URL de tu sitio web para que tome el resto por su cuenta.

Cómo conectarlo por QR, paso a paso

• Crea tu cuenta en ChatbotGen y arma el bot.
• Carga tarifas, políticas y servicios.
• Entra a la sección de WhatsApp y aparece el código QR.
• Escanéalo desde el WhatsApp de recepción, en Dispositivos vinculados.
• El bot ya responde en ese número.

• Conectas tu número de WhatsApp actual en un minuto escaneando un QR, sin verificación de Meta. El número que aparece en tu web y en las OTA empieza a responder hoy.
• Tu número queda vinculado a tu teléfono, como WhatsApp Web. En recepción, enchufado y con wifi, atiende las 24 horas y en varios idiomas.
• El bot cede el turno cuando tú respondes. Si recepción entra al chat y contesta, el bot se retira de esa conversación.

Puedes ver cómo funciona el canal en chatbot para WhatsApp.

Cuándo conviene que responda tu recepción

El bot filtra y prepara; tu recepción cierra. Estas reglas son las que hacen que el huésped sienta atención de hotel, no un contestador.

• La fecha la confirma tu recepción. El bot informa la tarifa y las condiciones, toma fechas, huéspedes y tipo de habitación, y tu equipo cierra la reserva en un mensaje.
• El pago se hace por tu canal seguro. El bot nunca pide datos de tarjeta en el chat y envía al huésped al link de pago de siempre.
• Los upgrades y las excepciones los decide recepción, que es quien conoce la ocupación del día.
• Deriva quejas, grupos, eventos y tarifas corporativas. Ahí es donde tu equipo suma valor, y el bot le entrega el contexto completo.

Escribe esas reglas en las instrucciones del bot. Con eso atiende las 24 horas y tu recepción llega descansada a lo que importa.

Qué gana el hotel

La primera ganancia es la reserva directa. Cada huésped que te escribe por WhatsApp y recibe la tarifa al instante es una reserva que no pasa por una OTA y que no te cuesta comisión. Responder rápido es, en la práctica, el canal directo más barato que tienes.

La segunda es el idioma. Un huésped extranjero que pregunta en inglés o en portugués a las dos de la mañana recibe una respuesta correcta en su idioma, con el mismo contenido que cargaste una sola vez en español.

La tercera es la recepción. Las preguntas de wifi, desayuno, toallas y taxi dejan de interrumpir el mostrador, y tu equipo llega con tiempo y buena cara a los huéspedes que están enfrente. En temporada alta esa diferencia se lee en las reseñas.

Cuánto cuesta

Pruebas el bot con una demo gratis de 30 mensajes, sin tarjeta, cargando tus tarifas reales.

Para conectarlo a WhatsApp necesitas el plan Starter: US$29 al mes, 2.000 mensajes mensuales, 3 chatbots y conexión por QR, con una prueba de 7 días con tarjeta. Para un hotel chico, 2.000 mensajes cubren de sobra un mes de temporada alta.

Preguntas frecuentes

¿Responde en inglés y en portugués?

Sí. Contesta en el idioma en que le escriben, con el mismo contenido que cargaste una sola vez. Para un hotel es una de las ventajas más grandes.

¿Necesito integrarlo con mi motor de reservas o mi PMS?

No hace falta para empezar. El bot informa tarifas y condiciones, toma fechas y datos del huésped, y deja la solicitud lista para que recepción la cierre en un mensaje. Lo enciendes hoy y hoy responde.

¿Puedo usarlo para los huéspedes que ya están alojados?

Sí, y es donde más se nota. Pedidos de toallas, horarios del desayuno, wifi, taxis. Todo eso deja de interrumpir el mostrador.

¿Aguanta la temporada alta?

Sí. Atiende todas las conversaciones a la vez, sin colas y sin esperas, tanto si escriben tres personas como treinta. Es el momento en que más se nota.

¿Y si el huésped quiere hablar con una persona?

Lo pasa. Y en cuanto alguien de recepción responde desde el teléfono, el bot se queda callado en esa conversación hasta que termine.

El siguiente paso

Reúne tus tarifas, tus políticas y las diez preguntas que más repite recepción. Crea tu cuenta gratis, cárgalas y prueba a preguntarle en inglés. Si responde como tu mejor recepcionista, conéctalo al WhatsApp del hotel.