Cómo crear un chatbot de WhatsApp para un colegio (2026, empiezas gratis)
Necesitas tu arancel, los pasos de admisión y el calendario escolar, un número de WhatsApp en un teléfono que controles y unos diez minutos.
Crear y probar el bot es gratis, con una demo de 30 mensajes y sin tarjeta; publicarlo en WhatsApp va con el plan Starter de US$29 al mes, que arranca con una prueba de 7 días.
septiembre de 2026
Qué hace este bot por un colegio
Cinco tareas que le quitas a tu equipo, con el tipo de conversación que vas a ver en el historial.
Contesta sobre admisión en el momento en que la familia pregunta
Fechas, papeles, evaluación de ingreso, lista de espera. Las familias averiguan de noche, y el colegio que contesta a las diez de la noche entra en la lista corta del día siguiente.
Clientecuando cierra la inscripcion para el año que viene?
BotLa inscripción para el próximo ciclo cierra el 15 de noviembre y las vacantes se confirman en diciembre. Se presentan la partida de nacimiento, los dos últimos boletines y el documento de ambos padres. Después de esa fecha se entra en lista de espera.
Explica las cuotas sin una llamada
La primera pregunta de toda familia, y la que a muchos les incomoda hacerle a una persona. Contesta con tu arancel publicado, incluido qué cubre y qué no.
Clientecuanto sale quinto grado por mes
BotQuinto grado son 340 por mes en diez cuotas, más una matrícula de 450 que se paga una sola vez el primer año. Eso cubre enseñanza, materiales y seguro. El comedor son 110 por mes y el transporte 85, los dos opcionales.
Le saca trabajo a la secretaría con las familias actuales
Fechas de clases, vacaciones, uniforme, semanas de examen, qué pasa si llueve el día de deportes. El movimiento que llena tu recepción cada marzo, contestado con el calendario que ya publicas.
Clienteel lunes es feriado?
BotSí, el lunes 12 de octubre es feriado y el colegio no abre, transporte incluido. Las clases siguen el martes con el horario normal. El próximo receso largo es del 1 al 5 de diciembre.
Contesta por transporte y horarios
Recorridos, paradas, horarios de subida y de bajada, actividades de la tarde. Logística chica, preguntada todo el tiempo, y que casi no cambia una vez escrita.
Clientea que hora pasa el micro por San Miguel
BotEl recorrido 3 pasa por San Miguel a las 7:05 y deja a las 16:20. El transporte sale 85 por mes en un sentido y 140 ida y vuelta. El recorrido se registra en secretaría al inicio de cada trimestre.
Agenda visitas y jornadas de puertas abiertas
Toma el nombre de la familia, el grado al que entraría el chico y dos horarios posibles, y pasa el hilo a admisión. Tu equipo llama a una familia que ya leyó el arancel.
Clientenos gustaria conocer el colegio antes de decidir
BotPor supuesto. Las visitas son martes y jueves a las 9:30 durante el ciclo lectivo. ¿Me pasas tu nombre, un teléfono y el grado al que entraría? Admisión te confirma la fecha.
Créalo en ocho pasos
Los pasos uno a cinco son gratis y toman unos diez minutos. En el paso seis entra WhatsApp, y el plan.
Crea la cuenta
Entra a chatbotgen.com y regístrate con un correo o con tu cuenta de Google. Aquí no se pide tarjeta, y no hace falta ninguna para los pasos uno a cinco.
Vas a ver: El asistente de configuración, abierto en el selector de plantillas.
Elige la plantilla Asesor Educativo
Elige Asesor Educativo. Trae un prompt inicial, tres preguntas sugeridas y un color de widget escritos para este tipo de negocio, así editas un borrador en vez de arrancar de una hoja en blanco. Todo eso lo cambias después.
Vas a ver: Un chatbot nuevo en tu panel, con el prompt ya escrito.
Entrénalo con el material que ya tienes
Abre Conocimiento y pega la dirección de tu sitio: el rastreador lee tus páginas públicas y las convierte en la memoria del bot. Después sube los documentos que igual le mandas a la gente: el arancel, el folleto de admisión, el calendario escolar y la información de uniforme y transporte.
Vas a ver: Cada fuente pasa de procesando a entrenada. Un sitio de veinte páginas suele terminar en dos o tres minutos.
Escribe las respuestas que nunca quedaron en tu web
Sigue en Conocimiento, abre Preguntas y respuestas y carga lo que tu equipo contesta por teléfono todo el día. En un colegio eso suele ser: qué cubre la matrícula, qué papeles pide una inscripción, cuándo arrancan las clases y cómo funciona el recorrido del micro. Con dos frases por respuesta alcanza; el modelo redacta el resto con sus palabras.
Vas a ver: Cada par listado como su propia fuente, entrenado en segundos.
Pruébalo antes que nadie
Usa el chat de vista previa en la página del chatbot y pregúntale lo que pregunta un cliente de verdad. Empieza con "¿Cuánto es la cuota de quinto grado y cuándo cierra la inscripción?" Después pregúntale lo mismo mal escrito, sin tildes ni puntuación, porque así te va a llegar.
Vas a ver: Una respuesta correcta y la fuente de donde salió. Si queda vaga, corrige la fuente y no el prompt. Tu demo gratis cubre 30 mensajes, de sobra para esta prueba.
Conecta WhatsApp escaneando un QR
Conecta tu número de WhatsApp actual en cerca de un minuto escaneando un QR, sin verificación de Meta Business. Abre la pestaña WhatsApp del chatbot y toca Conectar: aparece el código. En el teléfono dueño del número, entra a WhatsApp, Configuración, Dispositivos vinculados, Vincular un dispositivo, y escanéalo. Sin cuenta de Meta Business, sin formulario de verificación y sin fila de aprobación. Este paso va con el plan Starter, US$29 al mes, que arranca con una prueba de 7 días.
Vas a ver: El estado cambia a Conectado en segundos y el siguiente mensaje se contesta desde tu propio número. Deja ese teléfono cargado y con internet, igual que ya está sobre tu mostrador.
Define cuándo entra una persona
Admisión tiene que tomar la conversación apenas una familia pregunta por un alumno concreto, por una vacante o por algo de un estudiante que ya cursa. Para esto no necesitas abrir el panel. Si le contestas tú al cliente desde el teléfono vinculado, el bot registra tu mensaje, se aparta de esa conversación durante 30 minutos, y cada respuesta tuya corre ese margen hacia adelante. Después retoma en silencio, sin anunciarse.
Vas a ver: Tus propias respuestas apareciendo en el historial de la conversación.
Publícalo y lee las primeras cincuenta conversaciones
Pon el número en tu sitio, en tu ficha de Google y en tu perfil de Instagram. Después lee los historiales. Cada pregunta que el bot resolvió a medias está a un par de preguntas y respuestas de quedar contestada para siempre, y la primera semana es la que define la calidad de todo lo demás.
Vas a ver: La pestaña Conversaciones llenándose, y cada vez más mensajes resueltos de principio a fin sin ti.
Con qué entrenarlo
Un bot vale lo que vale su material. Estas son las fuentes que contestan más mensajes en un colegio, en el orden que conviene cargarlas.
El arancel
Por grado, con la matrícula, qué incluye y los opcionales con su precio aparte. Suma el plan de pagos si lo ofreces.
El proceso de admisión
Cada paso con su fecha: solicitud, documentación, evaluación, entrevista, vacante, reserva. Las familias quieren saber qué sigue.
El calendario escolar
Trimestres, vacaciones, semanas de examen, medios días, feriados. Súbelo de nuevo cada año y borra el anterior.
Transporte y comedor
Recorridos, paradas, horarios, precios, cómo se registra, y el menú si lo publicas.
La lista de uniforme
Qué se pide por grado, dónde se compra y cuál es el equipo de deportes.
Tu propuesta académica
Idiomas, orientaciones, universidades donde siguen tus egresados. Las familias comparan por esto y es lo más difícil de encontrar en la web de casi cualquier colegio.
Configúralo para que tus clientes confíen
Tres ajustes que separan un bot al que la gente le sigue escribiendo de uno al que deja de escribirle. Cada uno es una línea en el prompt y un minuto de trabajo.
Deriva esto a tu equipo
- Deriva todo lo que sea de un alumno concreto a un docente o a la secretaría: notas, asistencia, conducta, una vacante asignada.
- Que admisión confirme la vacante. El bot explica el proceso y toma la solicitud, así tu oficina atiende a una familia que ya conoce las cuotas y las fechas.
- Deja el pago de cuotas y matrículas en tu propio sistema.
- Deriva cualquier mensaje sobre bienestar o cuidado del alumno a una persona con nombre, de inmediato.
Responde en el idioma de tu cliente
Contesta en el idioma en que le escriben, entre los trece que el modelo maneja bien. En un colegio con familias internacionales, la conversación de admisión arranca en el idioma de los padres sin que la oficina tenga que buscar a alguien que lo hable.
Pasa la conversación a una persona cuando
- Cualquier consulta sobre un alumno concreto, notas, ausencias o conducta.
- Cualquier tema de bienestar o convivencia, de inmediato y a una persona con nombre.
- Una familia lista para inscribirse, para que admisión la acompañe personalmente.
Lo que la gente pregunta antes de crear uno
¿Está bien que un bot hable con las familias?
Para logística sí, y las familias lo prefieren: fechas de clases y horarios de micro a las nueve de la noche le ganan a una devolución de llamada el jueves. Para todo lo que sea de su hijo, el bot deriva. Escribe ese límite en el prompt y va a pasar la conversación en lugar de contestarla.
¿Necesito una cuenta de Meta Business o la API oficial de WhatsApp?
No. Conectas escaneando un código QR desde el teléfono dueño del número, igual que WhatsApp Web. Sin verificación de Meta Business, sin fila de aprobación y sin costo por mensaje.
¿Aguanta la avalancha de marzo?
Esa es la semana en la que se paga solo. Contesta a todas las familias a la vez, y las preguntas de marzo son justamente las repetidas: uniforme, calendario, micros, comedor. A la secretaría le quedan las que necesitan criterio.
¿Cuánto cuesta tenerlo funcionando?
Crear y entrenar el chatbot es gratis, con una demo de 30 mensajes para probarlo y sin tarjeta. Conectar WhatsApp va con el plan Starter: US$29 al mes por 3 chatbots y 2.000 mensajes, y arranca con una prueba de 7 días que sí pide tarjeta. El precio es fijo, no por mensaje.
¿Y los datos de los alumnos?
Entrénalo solo con material publicado: el arancel, el calendario, el folleto. Nunca subas legajos, listas de curso ni nada con el nombre de un chico. El bot contesta con lo que le diste, y eso mantiene todo el asunto simple y prolijo.
¿Qué pasa cuando le contesto yo al cliente?
El bot te deja el lugar. Tu respuesta, escrita en el teléfono vinculado, queda registrada en la conversación y el asistente deja de contestar ese hilo durante 30 minutos; cada mensaje tuyo corre ese margen. Retoma en silencio cuando la conversación se enfría, así nunca te habla encima.
Créalo ahora y decides después
La plantilla Asesor Educativo, tu propio material y diez minutos. Nada que instalar y sin tarjeta para armarlo.