Cómo crear un chatbot de WhatsApp para un estudio contable (2026, empiezas gratis)
Necesitas tus rangos de honorarios, tus servicios y el calendario de vencimientos, un número de WhatsApp en un teléfono que controles y unos diez minutos.
Crear y probar el bot es gratis, con una demo de 30 mensajes y sin tarjeta; publicarlo en WhatsApp va con el plan Starter de US$29 al mes, que arranca con una prueba de 7 días.
septiembre de 2026
Qué hace este bot por un estudio contable
Cinco tareas que le quitas a tu equipo, con el tipo de conversación que vas a ver en el historial.
Califica las consultas de clientes nuevos
Pregunta qué actividad tiene, cuántas facturas emite por mes y si tiene empleados, y deja las respuestas cargadas. Devuelves la llamada sabiendo si vale una hora.
Clientehola, necesito contador para una SRL chica, cuanto cobran
BotCon gusto. El paquete mensual para una empresa chica arranca en 180 más impuestos y depende del volumen de facturación y de si hay sueldos. ¿Cuántas facturas emites por mes y tienes empleados?
Contesta honorarios con rangos reales
La primera pregunta de todo interesado, y la que la mayoría de los estudios no contesta hasta una reunión. Publicar un rango descarta a quien nunca iba a encajar y gana a quien sí.
Clientey solo la declaracion anual de un monotributista?
BotPara un monotributista sin empleados, la declaración anual son 220 más impuestos, o 95 por mes si además quieres las presentaciones trimestrales. Eso incluye la presentación, no solo la preparación.
Manda el listado de documentación solo
La lista que reescribes por correo veinte veces al mes. Llega al instante, y el cliente empieza a juntar papeles esa misma noche en vez de la semana que viene.
Clienteque necesitan de mi para arrancar
BotPara abrir el legajo necesitamos: tu documento, el estatuto y la clave fiscal de la empresa, la declaración del año pasado, los extractos bancarios del año en curso y el acceso a tu sistema de facturación. Mándalos por acá y te confirmamos en un día.
Recuerda qué vence y cuándo
Los vencimientos son públicos, repetitivos y se preguntan todo el tiempo. Contesta con tu calendario y le dice al cliente qué te tiene que mandar y para cuándo.
Clientecuando vence el IVA trimestral
BotEl IVA trimestral vence el 20 de octubre por el período de julio a septiembre. Necesitamos tus facturas y extractos antes del 10 de octubre para presentarlo en fecha. Los débitos se toman el día 20.
Resuelve la ida y vuelta administrativa
Dónde mandar documentación, si llegó una factura, cómo se factura, a quién preguntarle. El movimiento que se come la mañana de un junior, resuelto sin el junior.
Clienteles llegaron las facturas que mande el viernes
BotLe paso esto al responsable de tu cuenta, que te confirma hoy. Si las cargaste en la carpeta compartida ya están; si las mandaste por correo, reenvíame el hilo por acá y lo adjunto.
Créalo en ocho pasos
Los pasos uno a cinco son gratis y toman unos diez minutos. En el paso seis entra WhatsApp, y el plan.
Crea la cuenta
Entra a chatbotgen.com y regístrate con un correo o con tu cuenta de Google. Aquí no se pide tarjeta, y no hace falta ninguna para los pasos uno a cinco.
Vas a ver: El asistente de configuración, abierto en el selector de plantillas.
Elige la plantilla Asistente Comercial
Elige Asistente Comercial. Trae un prompt inicial, tres preguntas sugeridas y un color de widget escritos para este tipo de negocio, así editas un borrador en vez de arrancar de una hoja en blanco. Todo eso lo cambias después.
Vas a ver: Un chatbot nuevo en tu panel, con el prompt ya escrito.
Entrénalo con el material que ya tienes
Abre Conocimiento y pega la dirección de tu sitio: el rastreador lee tus páginas públicas y las convierte en la memoria del bot. Después sube los documentos que igual le mandas a la gente: la lista de honorarios, el listado de documentación para clientes nuevos, el calendario de vencimientos y la descripción de tus servicios.
Vas a ver: Cada fuente pasa de procesando a entrenada. Un sitio de veinte páginas suele terminar en dos o tres minutos.
Escribe las respuestas que nunca quedaron en tu web
Sigue en Conocimiento, abre Preguntas y respuestas y carga lo que tu equipo contesta por teléfono todo el día. En un estudio eso suele ser: cuánto sale la contabilidad mensual de una empresa chica, qué papeles trae un cliente nuevo, cuándo es el próximo vencimiento y cómo se factura. Con dos frases por respuesta alcanza; el modelo redacta el resto con sus palabras.
Vas a ver: Cada par listado como su propia fuente, entrenado en segundos.
Pruébalo antes que nadie
Usa el chat de vista previa en la página del chatbot y pregúntale lo que pregunta un cliente de verdad. Empieza con "¿Cuánto cobran por llevar la contabilidad mensual de una empresa chica?" Después pregúntale lo mismo mal escrito, sin tildes ni puntuación, porque así te va a llegar.
Vas a ver: Una respuesta correcta y la fuente de donde salió. Si queda vaga, corrige la fuente y no el prompt. Tu demo gratis cubre 30 mensajes, de sobra para esta prueba.
Conecta WhatsApp escaneando un QR
Conecta tu número de WhatsApp actual en cerca de un minuto escaneando un QR, sin verificación de Meta Business. Abre la pestaña WhatsApp del chatbot y toca Conectar: aparece el código. En el teléfono dueño del número, entra a WhatsApp, Configuración, Dispositivos vinculados, Vincular un dispositivo, y escanéalo. Sin cuenta de Meta Business, sin formulario de verificación y sin fila de aprobación. Este paso va con el plan Starter, US$29 al mes, que arranca con una prueba de 7 días.
Vas a ver: El estado cambia a Conectado en segundos y el siguiente mensaje se contesta desde tu propio número. Deja ese teléfono cargado y con internet, igual que ya está sobre tu mostrador.
Define cuándo entra una persona
Un socio o el responsable de la cuenta tiene que tomar la conversación apenas alguien describe sus propios números, porque de ahí en adelante toda respuesta es asesoramiento. Para esto no necesitas abrir el panel. Si le contestas tú al cliente desde el teléfono vinculado, el bot registra tu mensaje, se aparta de esa conversación durante 30 minutos, y cada respuesta tuya corre ese margen hacia adelante. Después retoma en silencio, sin anunciarse.
Vas a ver: Tus propias respuestas apareciendo en el historial de la conversación.
Publícalo y lee las primeras cincuenta conversaciones
Pon el número en tu sitio, en tu ficha de Google y en tu perfil de Instagram. Después lee los historiales. Cada pregunta que el bot resolvió a medias está a un par de preguntas y respuestas de quedar contestada para siempre, y la primera semana es la que define la calidad de todo lo demás.
Vas a ver: La pestaña Conversaciones llenándose, y cada vez más mensajes resueltos de principio a fin sin ti.
Con qué entrenarlo
Un bot vale lo que vale su material. Estas son las fuentes que contestan más mensajes en un estudio contable, en el orden que conviene cargarlas.
Tu lista de honorarios
Rangos por servicio y por tamaño de cliente. Publicar un rango es todo el punto: hace la calificación que hoy hace tu primera llamada.
El listado de documentación inicial
Todos los papeles que trae un cliente nuevo, por tipo de cliente. Es el mensaje más repetido de cualquier estudio contable.
El calendario de vencimientos
Los del año, con tus propias fechas de corte internas, que son las que el cliente realmente necesita saber.
La descripción de tus servicios
Qué cubre en tu estudio la contabilidad, los sueldos, los impuestos y el asesoramiento, y qué se factura aparte.
Cómo trabajan
Qué sistema usan, cómo llega la documentación, tiempos de respuesta, quién es el contacto de cada cliente y cómo facturan.
Lo que contestas gratis todas las semanas
Las consultas generales con respuesta estándar: cómo darse de alta, qué necesita una empresa para empezar a facturar, qué gastos son deducibles en principio.
Configúralo para que tus clientes confíen
Tres ajustes que separan un bot al que la gente le sigue escribiendo de uno al que deja de escribirle. Cada uno es una línea en el prompt y un minuto de trabajo.
Deriva esto a tu equipo
- Deriva el asesoramiento a un socio. El bot contesta honorarios, vencimientos y listados de documentación, que es el trabajo que tu estudio repite todos los días; apenas un cliente describe sus propios números, toma una persona.
- Que tu equipo lea documentos, declaraciones y números. El bot le dice al cliente exactamente por dónde mandarlos.
- Que una persona confirme una presentación hecha, un pago recibido o un vencimiento cumplido.
- Deja los datos financieros del cliente en tu canal seguro, y que el bot lo dirija directo ahí.
Responde en el idioma de tu cliente
Contesta en el idioma en que le escriben, entre los trece que el modelo maneja bien. Para un estudio con empresas de capital extranjero o profesionales expatriados, la primera conversación deja de depender de quién esté en la oficina.
Pasa la conversación a una persona cuando
- Cualquiera que describa sus propios números, porque de ahí en adelante toda respuesta es asesoramiento.
- Un cliente actual preguntando por su legajo, su presentación o su factura.
- Cualquier urgencia con un vencimiento encima, que necesita a alguien que pueda actuar.
Lo que la gente pregunta antes de crear uno
¿Es apropiado para una profesión matriculada?
Lo es mientras se quede en lo administrativo. Honorarios, vencimientos, listados de papeles y cómo trabajan es información pública que repites todo el día. La línea es el asesoramiento: apenas un cliente describe su situación, el trabajo del bot es traer a una persona, y el prompt lo tiene que decir con todas las letras.
¿Necesito una cuenta de Meta Business o la API oficial de WhatsApp?
No. Conectas escaneando un código QR desde el teléfono dueño del número, igual que WhatsApp Web. Sin verificación de Meta Business, sin fila de aprobación y sin costo por mensaje.
¿No espanta a los clientes que quieren trato personal?
Al revés, si lo armas con honestidad. Dice que es un asistente, contesta la logística al instante y pone a una persona con nombre en todo lo que importa. Lo que molesta a un cliente es un estudio que tarda dos días en contestar cuándo vence algo.
¿Cuánto cuesta tenerlo funcionando?
Crear y entrenar el chatbot es gratis, con una demo de 30 mensajes para probarlo y sin tarjeta. Conectar WhatsApp va con el plan Starter: US$29 al mes por 3 chatbots y 2.000 mensajes, y arranca con una prueba de 7 días que sí pide tarjeta. El precio es fijo, no por mensaje.
¿Puede leer los documentos que mandan los clientes?
Entrénalo con tu material publicado y déjalo hacer el ruteo: le dice a cada cliente exactamente por qué canal seguro mandar los documentos y cuáles mandar. Los legajos quedan donde tu estudio ya los protege, y te ahorras el correo que hoy le come media mañana a un junior.
¿Qué pasa cuando le contesto yo al cliente?
El bot te deja el lugar. Tu respuesta, escrita en el teléfono vinculado, queda registrada en la conversación y el asistente deja de contestar ese hilo durante 30 minutos; cada mensaje tuyo corre ese margen. Retoma en silencio cuando la conversación se enfría, así nunca te habla encima.
Créalo ahora y decides después
La plantilla Asistente Comercial, tu propio material y diez minutos. Nada que instalar y sin tarjeta para armarlo.